Τι γίνεται αν βρέξει την ημέρα του γάμου;

Η βροχή την ημέρα του γάμου είναι μία από τις μεγαλύτερες ανησυχίες των ζευγαριών που σχεδιάζουν υπαίθρια τελετή ή δεξίωση. Στην πραγματικότητα, όμως, εκείνο που μπορεί να δημιουργήσει σοβαρό πρόβλημα δεν είναι απαραίτητα ο καιρός. Είναι η απουσία ενός συγκεκριμένου, λειτουργικού και συμφωνημένου Plan B.

Ένας γάμος μπορεί να παραμείνει όμορφος, άνετος και ατμοσφαιρικός ακόμη και με βροχή. Αρκεί το εναλλακτικό πλάνο να έχει οργανωθεί πριν εμφανιστεί η πρώτη πρόγνωση και να καλύπτει ολόκληρη τη ροή της ημέρας: την άφιξη, την τελετή, τις φωτογραφίες, το cocktail, τη δεξίωση, τη μετακίνηση των καλεσμένων και τον τεχνικό εξοπλισμό.

Το Plan B πρέπει να υπάρχει πριν κλείσετε τον χώρο

Το ιδανικό είναι να συζητήσετε το ενδεχόμενο βροχής ήδη από την πρώτη επίσκεψη στον χώρο. Μην αρκεστείτε στη φράση «υπάρχει και κλειστή αίθουσα». Ζητήστε να δείτε τον χώρο που θα χρησιμοποιηθεί, να μάθετε τη χωρητικότητά του και να καταλάβετε πώς ακριβώς αλλάζει η διάταξη και το πρόγραμμα.

Ένα σωστό Plan B πρέπει να απαντά ξεκάθαρα στα εξής:

• Πού θα πραγματοποιηθεί η τελετή αν βρέχει;

• Χωρούν όλοι οι καλεσμένοι καθιστοί στον εναλλακτικό χώρο;

• Πού θα γίνει το cocktail καλωσορίσματος;

• Πού θα στηθούν τα τραπέζια, η πίστα, το DJ booth και το bar;

• Υπάρχει στεγασμένη διαδρομή από το parking έως την είσοδο;

• Ποιος αποφασίζει αν θα ενεργοποιηθεί το Plan B και μέχρι πότε;

• Υπάρχει πρόσθετη χρέωση για αίθουσα, τέντα, θέρμανση ή επιπλέον προσωπικό;

• Πόσος χρόνος χρειάζεται για να μεταφερθεί η εκδήλωση από έξω προς τα μέσα;

Η εναλλακτική αίθουσα δεν είναι πραγματικό Plan B όταν χρησιμοποιείται ως αποθήκη, έχει μικρότερη χωρητικότητα ή δεν μπορεί να στηθεί εγκαίρως. Ζητήστε να δείτε φωτογραφίες από πραγματικό γάμο που πραγματοποιήθηκε εκεί με βροχή και, αν είναι δυνατόν, τη διάταξη των τραπεζιών για αριθμό καλεσμένων παρόμοιο με τον δικό σας.

Αν βρίσκεστε ακόμη στην αναζήτηση, μπορείτε να συγκρίνετε χώρους δεξίωσης στο EasyWedding και να ρωτήσετε εξαρχής ποιες επιλογές διαθέτουν για κακοκαιρία.

Κλειστή αίθουσα, τέντα ή μικτή λύση;

Δεν υπάρχει μία επιλογή που να ταιριάζει σε όλους τους γάμους. Η σωστή λύση εξαρτάται από τον χώρο, την εποχή, τον αριθμό των καλεσμένων και την ένταση των καιρικών φαινομένων.

Μία διακοσμητική πέργκολα ή μερικές ομπρέλες δεν αρκούν για δυνατή βροχή. Αντίστοιχα, μια τέντα χωρίς κατάλληλο δάπεδο μπορεί να αφήσει νερά και λάσπη να περάσουν στον χώρο. Η προστασία πρέπει να καλύπτει τόσο τους καλεσμένους όσο και τα καλώδια, τον ήχο, τον φωτισμό, το catering και τον υπόλοιπο εξοπλισμό.

Πότε παίρνετε την τελική απόφαση;

Μην αλλάζετε ολόκληρο το πλάνο κάθε φορά που μεταβάλλεται η εφαρμογή του καιρού. Οι μακροπρόθεσμες προγνώσεις δείχνουν μια πιθανή τάση, όχι τι θα συμβεί με ακρίβεια στην τοποθεσία και την ώρα του γάμου.

Συμφωνήστε εκ των προτέρων ένα συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα:

7–10 ημέρες πριν

Ενημερώνεστε για τη γενική τάση και επιβεβαιώνετε ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι γνωρίζουν το εναλλακτικό πλάνο. Δεν χρειάζεται ακόμη να πάρετε βιαστικές αποφάσεις.

3–5 ημέρες πριν

Ο χώρος, ο planner ή ο υπεύθυνος της δεξίωσης ελέγχει τις πιο πρόσφατες προγνώσεις και επιβεβαιώνει τη διαθεσιμότητα εξοπλισμού, στεγάστρων και προσωπικού. Ενημερώνονται φωτογράφος, DJ, διακοσμητής και catering για το πιθανό σενάριο.

24–48 ώρες πριν

Λαμβάνεται η τελική απόφαση με βάση την πρόγνωση, την κατάσταση του χώρου και τον χρόνο που απαιτεί το στήσιμο. Ορίστε από πριν ποιος έχει την ευθύνη της απόφασης, ώστε να μη χρειάζεται το ζευγάρι να συντονίζει διαφορετικές απόψεις την τελευταία στιγμή.

Αν υπάρχει προειδοποίηση για έντονα καιρικά φαινόμενα, ισχυρούς ανέμους ή καταιγίδες, η ασφάλεια υπερισχύει της αισθητικής. Ακολουθείτε τις οδηγίες των αρμόδιων αρχών και των επαγγελματιών του χώρου, ακόμη κι αν αυτό σημαίνει ότι το υπαίθριο σκέλος θα μεταφερθεί νωρίτερα μέσα.

Τι γίνεται με την υπαίθρια τελετή;

Η τελετή είναι συνήθως το πιο ευαίσθητο σημείο του προγράμματος, επειδή περιλαμβάνει καθίσματα, διάδρομο, λουλούδια, ηχητικό εξοπλισμό και συγκέντρωση όλων των καλεσμένων στον ίδιο χώρο.

Το εναλλακτικό σημείο πρέπει να είναι έτοιμο να φιλοξενήσει την τελετή χωρίς να μοιάζει με λύση ανάγκης. Μπορείτε να μεταφέρετε εκεί την αψίδα, τα λουλούδια του διαδρόμου, τα κεριά ασφαλούς χρήσης και βασικά στοιχεία της αρχικής διακόσμησης. Έτσι, το ύφος του γάμου παραμένει συνεπές.

Αν η βροχή είναι σύντομη και ήπια, ίσως υπάρχει περιθώριο μικρής καθυστέρησης. Αυτό, όμως, πρέπει να αποφασιστεί από τον υπεύθυνο του χώρου και να μην επηρεάζει το catering, την άδεια της τελετής ή ολόκληρη τη ροή της βραδιάς. Η αναμονή χωρίς σαφές όριο κουράζει τους καλεσμένους και αυξάνει το άγχος.

Πώς προστατεύετε τους καλεσμένους

Οι καλεσμένοι θα θυμούνται περισσότερο το αν ένιωσαν άνετα παρά το αν η τελετή έγινε ακριβώς στο σημείο που είχατε αρχικά σχεδιάσει.

Φροντίστε να υπάρχουν:

• στεγνή και ασφαλής πρόσβαση από το parking ή το σημείο αποβίβασης,

• προσωπικό με μεγάλες ομπρέλες, αν η διαδρομή είναι εκτεθειμένη,

• αντιολισθητικά πατάκια στις εισόδους,

• χώρος για βρεγμένες ομπρέλες και πανωφόρια,

• επαρκής θέρμανση ή εξαερισμός, ανάλογα με την εποχή,

• σαφής σήμανση προς τον νέο χώρο της τελετής ή της δεξίωσης,

• λίγες εφεδρικές ομπρέλες για ηλικιωμένους και οικογένειες με παιδιά.

Αν η πρόσβαση στον χώρο γίνεται από χωματόδρομο, κήπο ή γρασίδι, εξετάστε τι συμβαίνει μετά από αρκετές ώρες βροχής. Ένας καλυμμένος χώρος δεν αρκεί όταν οι καλεσμένοι δεν μπορούν να φτάσουν σε αυτόν χωρίς να βραχούν ή να περπατήσουν σε λάσπη.

Τι γίνεται με τη φωτογράφιση;

Η βροχή δεν σημαίνει ότι δεν θα έχετε όμορφες φωτογραφίες. Μπορεί να προσφέρει μαλακό φως, αντανακλάσεις και ιδιαίτερα νυχτερινά κάδρα. Χρειάζεται, όμως, συνεννόηση με τον φωτογράφο και όχι αυτοσχεδιασμός της τελευταίας στιγμής.

Συζητήστε πριν από τον γάμο:

• δύο ή τρία στεγασμένα σημεία στον χώρο,

• μια κοντινή εσωτερική τοποθεσία για τα πορτρέτα,

• τον χρόνο που χρειάζεται για αλλαγή προγράμματος,

• αν διαθέτει προστασία για τον εξοπλισμό του,

• ποιες φωτογραφίες μπορούν να γίνουν με διάφανες ή κομψές ομπρέλες,

• μια εναλλακτική ημέρα για couple session, αν ο καιρός είναι ακραίος.

Οι διάφανες ομπρέλες μπορούν να φανούν όμορφες στις φωτογραφίες, αλλά δεν χρειάζεται να αγοράσετε μία για κάθε καλεσμένο. Προτεραιότητα έχουν η ασφαλής μετακίνηση και μερικές προσεγμένες επιλογές για το ζευγάρι και τους κοντινούς συγγενείς.

Παράλληλα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κοινό ψηφιακό album με το GuestPics του EasyWedding, ώστε οι καλεσμένοι να ανεβάζουν τις δικές τους αυθόρμητες φωτογραφίες και βίντεο. Πρόκειται για συμπληρωματικό υλικό και όχι για αντικατάσταση της επαγγελματικής φωτογράφισης.

Προστασία διακόσμησης και τεχνικού εξοπλισμού

Η υγρασία και ο άνεμος επηρεάζουν πολύ περισσότερα από τα τραπέζια. Ο DJ, ο φωτισμός, τα μικρόφωνα, το photo booth, τα καλώδια και οποιαδήποτε ηλεκτρική εγκατάσταση χρειάζονται κατάλληλα προστατευμένο σημείο και ασφαλή τροφοδοσία.

Ρωτήστε κάθε επαγγελματία τι χρειάζεται σε περίπτωση βροχής και ποιος είναι υπεύθυνος για τη μεταφορά ή το δεύτερο στήσιμο. Μην θεωρήσετε δεδομένο ότι ένα μηχάνημα μπορεί απλώς να μετακινηθεί μόλις ξεκινήσει η βροχή. Μερικοί επαγγελματίες χρειάζονται συγκεκριμένο χρόνο, στεγνό δάπεδο ή νέα παροχή ρεύματος.

Για τη διακόσμηση, προτιμήστε στοιχεία που μπορούν να μεταφερθούν εύκολα και προβλέψτε εκ των προτέρων πού θα τοποθετηθούν στον κλειστό χώρο. Αν χρειάζεται δεύτερη διακόσμηση ή επιπλέον εργατικά, ζητήστε η χρέωση να αναγράφεται στην προσφορά.

Ποιος ενημερώνει τους καλεσμένους;

Συνήθως δεν χρειάζεται να αναστατώσετε όλους τους καλεσμένους για μια απλή πιθανότητα βροχής. Αν αλλάζει μόνο το σημείο της τελετής μέσα στον ίδιο χώρο, αρκεί σωστή σήμανση και καθοδήγηση κατά την άφιξη.

Ενημέρωση χρειάζεται όταν αλλάζει:

• η τοποθεσία,

• η ώρα προσέλευσης,

• το σημείο εισόδου ή parking,

• η μεταφορά με πούλμαν,

• ή κάτι που επηρεάζει ουσιαστικά την προετοιμασία των καλεσμένων.

Το μήνυμα πρέπει να είναι σύντομο και ξεκάθαρο. Για παράδειγμα: «Λόγω της πρόγνωσης, η τελετή θα πραγματοποιηθεί στην εσωτερική αίθουσα του ίδιου χώρου. Η ώρα προσέλευσης παραμένει η ίδια». Δεν χρειάζονται δραματικές διατυπώσεις ούτε συνεχείς ενημερώσεις για κάθε αλλαγή της πρόγνωσης.

Ποιες πρόσθετες χρεώσεις μπορεί να προκύψουν;

Το Plan B μπορεί να έχει κόστος, ιδιαίτερα όταν απαιτεί ενοικίαση εξοπλισμού ή δεύτερο στήσιμο. Πριν υπογράψετε, ζητήστε γραπτή ενημέρωση για:

• ενοικίαση και εγκατάσταση τέντας,

• δάπεδο, πλαϊνά καλύμματα και θέρμανση,

• δεύτερο στήσιμο τελετής ή δεξίωσης,

• επιπλέον ώρες συνεργείων και προσωπικού,

• μεταφορά διακόσμησης και τεχνικού εξοπλισμού,

• ακυρωτικά σε εξοπλισμό που τελικά δεν θα χρησιμοποιηθεί,

• καθυστερήσεις που ενδέχεται να δημιουργήσουν υπερωρίες.

Κρατήστε ένα αποθεματικό περίπου 10%–15% του συνολικού budget για απρόβλεπτα έξοδα του γάμου. Αυτό δεν αφορά μόνο τη βροχή, αλλά σας δίνει μεγαλύτερη ευελιξία αν χρειαστεί μια γρήγορη αλλαγή χωρίς να περικόψετε κάποια βασική υπηρεσία.

Checklist για ένα πραγματικά λειτουργικό Plan B

Πριν θεωρήσετε το θέμα λήξαν, ελέγξτε ότι έχετε:

• δει από κοντά τον εναλλακτικό χώρο,

• επιβεβαιώσει γραπτώς τη χωρητικότητα και το κόστος,

• σχεδιάσει τη διάταξη τραπεζιών, πίστας, bar και DJ,

• προβλέψει Plan B για την τελετή και το cocktail,

• ελέγξει την πρόσβαση από το parking,

• συμφωνήσει πότε και από ποιον λαμβάνεται η τελική απόφαση,

• ενημερώσει όλους τους βασικούς επαγγελματίες,

• ορίσει εναλλακτικά σημεία φωτογράφισης,

• προστατεύσει ηλεκτρολογικό και τεχνικό εξοπλισμό,

• καταγράψει όλες τις πιθανές πρόσθετες χρεώσεις.

Αν όλα τα παραπάνω έχουν απάντηση, δεν χρειάζεται να παρακολουθείτε με αγωνία τον καιρό μήνες πριν. Το σχέδιο υπάρχει και μπορεί να ενεργοποιηθεί χωρίς πανικό.

Συχνές ερωτήσεις

Τι κάνουμε αν προβλέπεται βροχή την ημέρα του γάμου;

Επικοινωνείτε με τον χώρο και τους βασικούς επαγγελματίες, ελέγχετε την πιο πρόσφατη αξιόπιστη πρόγνωση και ακολουθείτε το συμφωνημένο χρονοδιάγραμμα απόφασης. Αν το Plan B έχει οργανωθεί σωστά, δεν χρειάζεται να αλλάξετε προμηθευτές ή να ακυρώσετε τη δεξίωση.

Πότε πρέπει να ενεργοποιηθεί το Plan B;

Η ακριβής προθεσμία εξαρτάται από τον χρόνο που απαιτεί το στήσιμο. Για έναν έτοιμο κλειστό χώρο μπορεί να αρκούν 24–48 ώρες, ενώ μια τέντα ή ένα πλήρες δεύτερο στήσιμο χρειάζεται νωρίτερη απόφαση. Η προθεσμία πρέπει να συμφωνηθεί με τον χώρο από την αρχή.

Χρειάζονται ομπρέλες για όλους τους καλεσμένους;

Όχι απαραίτητα. Πιο χρήσιμη είναι μια στεγασμένη διαδρομή ή η οργανωμένη συνοδεία από το σημείο αποβίβασης. Κρατήστε εφεδρικές ομπρέλες για όσους τις χρειάζονται και μερικές προσεγμένες για τη φωτογράφιση.

Η βροχή δεν χρειάζεται να αλλάξει το νόημα της ημέρας

Δεν μπορείτε να ελέγξετε τον καιρό, μπορείτε όμως να ελέγξετε τον τρόπο με τον οποίο θα τον αντιμετωπίσετε. Ένα καλό Plan B δεν είναι μια πρόχειρη εναλλακτική που επιλέγεται με απογοήτευση. Είναι ένα δεύτερο, ολοκληρωμένο σενάριο που προστατεύει τους ανθρώπους, τον εξοπλισμό και τη ροή του γάμου σας.

Επιλέξτε επαγγελματίες γάμου μέσα από το EasyWedding, συζητήστε από νωρίς όλα τα πιθανά σενάρια και ζητήστε οι συμφωνίες και οι πρόσθετες χρεώσεις να καταγράφονται γραπτώς. Έτσι, είτε η ημέρα είναι ηλιόλουστη είτε βροχερή, θα μπορείτε να τη ζήσετε χωρίς να ασχολείστε με αλλαγές της τελευταίας στιγμής.